14 principios de Henry fayol

Investigaciones de Henry Fayol en el área, se basaron en un enfoque sintético, global y universal de la empresa, con una concepción anatómica y estructural de la organización. Uno de sus resultados fue la creación de una serie de 14 principios que toda empresa debería aplicar para lograr altos índices de eficiencia, donde destacan la disciplina, autoridad y correcta las delimitación de funciones.

1) UNIDAD DE MANDO: Cada empleado debe recibir órdenes de un sólo superior. De esta forma, se evitan cruces de indicaciones a modo de fuego cruzado.

2) AUTORIDAD: A pesar de que el cargo otorga la autoridad formal, no siempre se tendrá obediencia si no existe la capacidad de liderazgo. Por ello, es necesario tener la capacidad de dar órdenes y que ellas se cumplan. La autoridad conlleva responsabilidad por las decisiones tomadas.

3) UNIDAD DE DIRECCIÓN: Se debe generar un programa para cada actividad. Todo objetivo de tener una secuencia de procesos y plan determinado para ser logrado. Además, de contar con un administrador para cada caso.

4) CENTRALIZACIÓN: Toda actividad debe ser manejada por una sola persona. Aunque gerentes conservan la responsabilidad final, se necesita delegar a subalternos la capacidad de supervisión de cada actividad.

5) SUBORDINACIÓN DEL INTERÉS PARTICULAR AL GENERAL: Deben prevalecer los intereses de la empresa por sobre las individualidades. Siempre se debe  buscar el beneficio sobre la mayoría.

6) DISCIPLINA: Cada miembro de la organización debe respetar las reglas de la empresa, como también los acuerdo de convivencia de ella. Un buen liderazgo es fundamental para lograr acuerdos justos en disputas y la correcta aplicación de sanciones.

7) DIVISIÓN DEL TRABAJO: La correcta delimitación y división de funciones es primordial para el buen funcionamiento de la empresa. Se debe explicar claramente el trabajo que cada colaborador debe desempañar. Además, se debe aprovechar la especialización del personal para aumentar la eficiencia.

8) ORDEN: Cada empleado debe ocupar el cargo más adecuado para él. Todo material debe estar en el lugar adecuado en el momento que corresponde.

9) JERARQUÍA: El organigrama y jerarquía de cargos debe estar claramente definidos y expuestos. Desde gerentes a jefes de sección, todos deben conocer  a su superior directo y se debe respetar la autoridad de cada nivel.

10) JUSTA REMUNERACIÓN: Todo empleado debe tener clara noción de su remuneración y debe ser asignada de acuerdo al trabajo realizado. Los beneficios de la empresa deben ser compartidos por todos los trabajadores.

11) EQUIDAD: Todo líder debe contar con la capacidad de aplicar decisiones justas en el momento adecuado.  A su vez, deben tener un trato amistoso con sus subalternos.

12) ESTABILIDAD: Una alta tasa de rotación de personal no es conveniente para un funcionamiento eficiente de la empresa. Debe existir una razonable permanencia de una persona en su cargo, así los empleados sentirán seguridad en su puesto.

13) INICIATIVA: Se debe permitir la iniciativa para crear y llevar a cabo planes, dando libertad a los subalternos para que determinen cómo realizar ciertos procedimientos. Junto con esto, se debe tener en cuenta que en ocasiones se cometerán errores.

14) ESPÍRITU DE CUERPO: El trabajo en equipo siempre es indispensable. Se debe promover el trabajo colaborativo, que también ayuda a generar un mejor ambiente laboral.

Comportamiento organizacional

Todos los seres humanos a lo largo de nuestra vida , tenemos contacto con todo lo que rodea nuestro ambiente, diferentes personas, creencias, estilos de vida, costumbres, valores inculcados por nuestra familia, entre otra serie de elementos que en conjunto forman lo que definimos como cultura. Lo cual determinará nuestro comportamiento y conducta en la sociedad, en la familia y en el ámbito laboral.   Por otra parte, las organizaciones a su vez cuentan con una serie de elementos o factores que van a determinar su comportamiento en el campo empresarial. A través de normas y valores creados desde el inicio de la organización, los cuales deben ser transmitidos al personal de una forma motivadora para que pueda ser adoptado con éxito y así cumplir con el objetivo planteado por cada una de ellas.  

El mundo de la empresa también está claramente influenciado por la psicología en tanto que una empresa está formada por personas.

Pero además, la comprensión de una empresa no puede entenderse solamente atendiendo al comportamiento individual de cada trabajador sino que para tener una visión global y de conjunto es básica la psicología organizacional.

La estructura organizacional ayuda a entender el comportamiento humano en la empresa desde el punto de vista individual pero también, a nivel de empresa. Al mejorar el conocimiento humano sobre las personas que forman una empresa se pretende encontrar fórmulas de trabajo más efectivas que mejoren el rendimiento de los trabajadores pero también, para que sean más felices.

Con frecuencia los jefes y empresarios se sienten desbordados al no comprender bien la actitud de algunos de sus subordinados. Sin embargo, a través de la información que reporta la estructura organizacional es posible mejorar la motivación de los empleados y también, es útil para poder analizar la causa de una actitud concreta para poder encontrar una solución.

El comportamiento organizacional remite a los distintos tipos de relaciones que se establecen en una empresa. Por una parte, ayuda a comprender las relaciones de los trabajadores entre sí, también ayuda a entender la influencia que el entorno ejerce sobre la empresa, analiza la estructura de un negocio puesto que los trabajadores tienen que estar coordinados estructuralmente para trabajar en equipo y también, analiza el factor tecnológico que forma parte de la empresa.

Las personas no son máquinas, ni fotocopias de un modelo único. Cada persona es única e irrepetible, por ello, el comportamiento organizacional atiende a la diversidad para integrar la diferencia como una suma de riqueza en tanto que en una empresa cada persona es importante. Sin embargo, existen muchas personas que en una empresa se sienten invisibles o sufren el síndrome del trabajador quemado.

Por ello, es básico dar valor a cada trabajador para que se sienta reconocido y parte integral del proyecto. La estructura organizacional ayuda a resolver conflictos de trabajo, es útil para sacar mayor partido a los recursos humanos, para valorar de forma justa el trabajo de los empleados desde el punto de vista económico y permite crear un ambiente más humano en la empresa.

Son los directivos los que deben estudiar el comportamiento organizacional para que ética y empresa vayan de la mano porque en una empresa, también son muy importantes las emociones y los sentimientos. La importancia del comportamiento organizacional también se muestra en la necesidad de planificación que surge de poder predecir a partir de comportamientos presentes, ciertos patrones de conducta en el futuro.

Cultura organizacional

La cultura organizacional es el  conjunto de normas, hábitos y valores, que practican los individuos de una organización, y que hacen de esta su forma de comportamiento. Este término es aplicado en muchas organizaciones empresariales actualmente, y por tanto en los hospitales o cualquier organización sanitaria, es un término que debe tenerse en consideración.

Una norma, aplicado a los temas de gestión, es todo lo que está escrito y aprobado, que rige a la organización, y que debe ser respetado por todos los integrantes de ella. Una norma debe estar escrita detalladamente en los documentos de gestión empresarial: Manual de organización y funciones, planes de capacitación, planes estratégicos, entre otros.

Un hábito, para efectos de gestión es lo que no está escrito, pero se acepta como norma en una organización. Ejemplo: si en un establecimiento de salud, no se acostumbra fumar, pero no hay norma escrita que lo prohíba, sabiendo que puede ser molestoso para algunos pacientes o trabajadores, este hábito de no fumar es una característica de la cultura organizacional de este establecimiento.

Un valor, es una cualidad que tiene una persona que integra una organización. Ejemplo: sencillez, alegría, responsabilidad, honradez, puntualidad, etc. Los valores también pueden ser negativos (algunos lo llaman antivalores).

Relaciones humanas

  ¿Qué son las relaciones humanas?

Algunos creen equivocadamente, que un buen ambiente de relaciones

humanas, es aquel en que no hay discrepancias entre las personas y que

todo marcha perfectamente. El que esté bien puede ser un "clima artificial"

de hipocresía y falsedad.

por el contrario, las auténticas relaciones humanas son aquellas en que a

pesar de las divergencias lógicas entre las personas, hay un esfuerzo por

lograr una atmósfera de comprensión y sincero interés en el bien común.

En síntesis las relaciones humanas son la forma como tratamos a los demás

y …cómo los demás nos tratan a nosotros.

También podemos decir que las relaciones humanas es: el nombre dado al conjunto de interrelaciones que se da en los individuos de una sociedad, la cual tiene grados de órdenes jerárquicos. Las relaciones humanas se basan principalmente en los vínculos existentes entre los miembros de la sociedad. Gracias a la comunicación, que puede ser de diversos tipos: visual o comunicación no verbal, lenguaje icónico o lenguaje de las imágenes, que incluye no sólo la apariencia física, imagen corporal sino también los movimientos, las señales, lingüística, chat, comunicación oral, afectiva y, también, los lenguajes creados a partir del desarrollo de las sociedades complejas: lenguaje político, económico, gestual, entre otras

Clasificación de las relaciones humanas

·         Relaciones primarias: son de vital importancia, Se establecen cuando las personas se relacionan entre sí, por ellas mismas

·         Relaciones secundarias: Se originan por la necesidad de un servicio o función que puede prestar una persona a otra.

Factores que intervienen en las relaciones humanas

Respeto:

Aun cuando no se comparta un punto de vista, conviene considerar las

Creencias y sentimientos de los demás.

Usted depende de los demás por lo que es importante respetar y hacerse

respetar.

Comprensión:

Aceptar a los demás como personas, con sus limitaciones, necesidades

individuales, derechos, características especiales y debilidades. La comprensión

y la buena voluntad son la clave de las relaciones humanas.

Cooperación:

Es la llave del bienestar general. Trabajando todos por un mismo fin, se

obtienen los mejores resultados y beneficios.

Comunicación:

Es el proceso mediante el cual transmitimos y recibimos datos, ideas,

opiniones y actitudes para lograr comprensión y acción.

Cortesía:

Es el trato amable y cordial, facilita el entendimiento con los demás, permite

trabajar juntos en armonía y lograr resultados. La cortesía cuesta

poco y vale mucho.

Todo esto se resume en: Una adecuada actitud hacia las relaciones

humanas o sea la disposición de ánimo que tenemos frente a las cosas,

personas y situaciones que nos rodean.

Recordemos que solo hay tres actitudes fundamentales en comunicación

como respuesta a los demás:

Aceptación:

Significa respeto y aceptación de la otra persona como ser humano distinto

y único.

Rechazo:

Al rechazar a otro ser humano puedo afectar su autoestima y herirlo por

lo que se pierde la relación positiva.

Descalificación:

Es la actitud más dañina, le estamos diciendo a la otra persona que no

nos importa, que no nos interesa ni sabemos que existe. La persona descalificada

se disminuye, se encierra en sí misma y sufre daños serios perdiéndose

con ello la comunicación.

Una regla de oro en la dinámica de las relaciones humanas es la empatía

y la humildad o sea ponerse en el lugar del otro y ceder en aras de

una buena convivencia sin menoscabar la mutua dignidad como seres

humanos.

Mandamientos de las relaciones humanas

● Háblele a la persona amablemente, no hay nada tan agradable como

una frase alegre al saludar.

● Sonría a la gente, se necesita la acción

de 25 músculos para fruncir el

ceño y solo 15 para sonreír.

● Llame a las personas por su nombre,

la música más agradable para el oí-

do de cualquiera, es el sonido de su

nombre.

● Sea agradable, amigable, cortés, si

desea tener amigos.

● Sea cordial, hable y actúe como si todo lo que hiciera fuera un placer.

● Interésese verdaderamente en las personas, puede simpatizar con

ellas y todo si se lo propone.

● Sea generoso para hacer resaltar las buenas cualidades y cuidadoso

al criticar.

● Tenga consideración hacia los sentimientos de los demás, se lo agradecerán.

● Tenga consideración de los demás, en toda controversia hay tres opiniones

o puntos de vista: la del otro, el suyo y el correcto.

● Esté dispuesto a prestar servicio, lo que más cuenta en la vida, es lo

que hacemos por los demás.

Enfoque Sistemático

La Teoría General de Sistemas está estrechamente relacionada con el trabajo del biólogo alemán Ludwig Von Bertalanffy sobre los sistemas abiertos. Es una poderosa herramienta que permite la explicación de los fenómenos que suceden en la realidad mediante el análisis de sus totalidades e interacciones internas y externas.

El enfoque reduccionista del saber científico ha fraccionado la realidad para explicarla. Tiende a la subdivisión, cada vez mayor, del todo, y al estudio particular de esas subdivisiones. El enfoque de sistemas integra las partes hasta alcanzar una totalidad lógica o de una independencia o autonomía relativa con respecto a la totalidad mayor de la cual forma parte. Conceptos

totalizantes han sido indispensables en biología (organismo), psicología (individuo), ciencias políticas (nación) y antropología (cultura).

El enfoque reduccionista ha llevado a una peligrosa a percepción selectiva del conocimiento y a su desintegración en subculturas aisladas con sólo tenues líneas de comunicación. El físico solo habla de física, el economista de economía, y el astrónomo de astronomía. Esta pérdida de comunicación relevante ha reducido el conocimiento.

Existen dos métodos para el estudio de la teoría general de sistemas.

El primero se logra mediante la observación del universo empírico donde se manifiesta el fenómeno de interés, seleccionando variables multidisciplinarias que permitan construir un modelo teórico relevante al fenómeno en estudio.

El segundo método se logra mediante la jerarquización de campos empíricos, según la complejidad de sus individuos básicos o unidades de conducta, para desarrollar un nivel de abstracción apropiado a cada uno de ellos; por ejemplo, un ordenamiento jerárquico de los sistemas que nos rodean lo presenta Kennth E. Boulding: estructuras estáticas, sistemas dinámicos simples, sistemas cibernéticos o de control, sistemas abiertos, genético sociales, estructuras sociales y los sistemas trascendentes.

¿Qué es un sistema?

Un sistema es una entidad que fundamenta su existencia y sus funciones como un todo mediante la interacción de sus partes. El comportamiento de los distintos sistemas depende de cómo se relacionen sus partes, más que de las propias partes. Así, podemos comprender muchos sistemas diferentes sirviéndonos de los mismos principios.

Tipos de sistemas

Existe una gran diversidad de sistemas y una amplia gama de tipologías para clasificarlos, de acuerdo con ciertas características básicas.

a. En cuanto a su constitución, los sistemas pueden ser físicos o abstractos.

- Sistemas físicos o concretos: compuestos de equipos, maquinaria y objetos y elementos reales. En resumen, están compuestos de hardware. Pueden describirse en términos cuantitativos de desempeño.

- Sistemas abstractos: compuestos de conceptos que, muchas veces, sólo existen en el pensamiento de las personas.

b. En cuanto a su naturaleza, los sistemas pueden ser cerrados o abiertos:

- Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el ambiente que los rodea, pues son herméticos a cualquier influencia ambiental. Los sistemas cerrados no reciben ninguna influencia del ambiente ni influyen en éste. No reciben ningún recurso externo ni producen algo para enviar afuera. En rigor, no existen sistemas cerrados, en la acepción precisa del término. Los autores han denominado sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es totalmente determinista y programado y operan con muy pequeño intercambio de materia y energía con el ambiente.

- Sistemas abiertos: presentan relaciones de intercambio con el ambiente a través de entradas (insumos) y salidas (productos). Los sistemas abiertos intercambian materia y energía con el ambiente, continuamente. Son eminentemente adaptativos, pues, para sobrevivir, deben readaptarse constantemente a las condiciones del medio. Mantienen un juego recíproco con las fuerzas del ambiente, y la calidad de su estructura se optimiza cuando el conjunto de elementos del sistema que se organiza, aproximadamente, a una operación adaptativa. La adaptación es un proceso continuo de aprendizaje y auto organización.

Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados. Los sistemas cerrados, los que están aislados de su ambiente, cumplen el segundo principio de la termodinámica, según el cual “Una cierta cantidad (de energía) llamada entropía tiende a aumentar al máximo”. La conclusión obtenida es que existe una “Tendencia general de los eventos de naturaleza física a dirigirse a un estado de máximo desorden”. En cambio, un “Sistema abierto” mantiene por sí mismo sus componentes en un continuo flujo de entrada (insumo) y salida (producto), en un estado de equilibrio químico y termodinámico obtenido a través de la homeostasis”. Por lo tanto, los sistemas abiertos “Evitan el aumento de la entropía y pueden desarrollarse hacia un estado de creciente orden y organización” (entropía negativa). A través de la interacción ambiental, los sistemas abiertos “Restauran su propia energía y reparan las pérdidas en su propia organización”.

El concepto sistema abierto puede aplicarse en diversos niveles: el individuo, el grupo, la organización o la sociedad, yendo desde un microsistema hasta un macro-sistema; en términos más amplios, va de la célula al universo.

Parámetros de los sistemas

El sistema se caracteriza por una serie de parámetros o constantes arbitrarias que determinan, por sus propiedades, el valor y la descripción dimensional de un sistema específico o de un componente del mismo. Los parámetros de los sistemas: son entrada o insumo (imput), procesamiento o transformación (throughput), salida, resultado o producto (output) retroacción, retroalimentación o retroinformación (feedback) ambiente (environment):

a. Entrada o insumo: Es la fuerza o impulso de arranque o partida del sistema, suministrada por el material, la información o la energía necesarios para la operación de éste.

b. Salida, producto o resultado: Es la finalidad para la cual se reunieron elementos y relaciones del sistema. Los resultados de un sistema son las salidas. Éstas deben ser congruentes (coherentes) con el objeto del sistema. Los resultados de los sistemas son finales (concluyentes), mientras que los resultados de los subsistemas son intermedios.

c. Procesamiento, procesador o transformador: Es el fenómeno que produce cambios; es el mecanismo de conversión de entradas en salidas. Cuando se tiene poca información sobre el procesador, se pueden hacer ciertas inferencias a partir de observaciones controladas: se controlan determinados insumos y se observan los resultados subsiguientes hasta obtener un número suficiente de posibilidades y combinaciones que permitan concluir sobre lo que hacer y lo que no hacer.

d. Retroalimentación, retroacción, retroinformación o alimentación de retorno: Es la función del sistema que busca comparar la salida con un incierto o un estándar previamente establecido. La retroalimentación tiene por objeto controlar el estado de un sistema sujeto a un monitor (monitoreo). Este término implica guía, dirección y seguimiento. Así, la retroalimentación es un subsistema planeado para sentir la salida (registrando su intensidad o calidad) y, en consecuencia, para compararla con un estándar o criterio preestablecido, manteniéndola controlada dentro de dicho estándar o criterio.

e. Ambiente: Es el medio que rodea externamente al sistema. El sistema abierto recibe entradas del ambiente, las procesa y efectúa nuevas salidas hacia el ambiente, de modo que existe, entre ambos, –

Sistemas y ambiente– una constante interacción. El sistema es influenciado por el ambiente a través de las entradas, y lo influencia, a su vez, a través de las salidas. Sin embargo, la misma influencia del sistema sobre el ambiente regresa al sistema a través de la retroalimentación. Para que el sistema sea viable y sobreviva, debe adaptarse al ambiente mediante una constante interacción. De esta manera, la viabilidad o supervivencia de un sistema depende de su capacidad para adaptarse, cambiar y responder a las exigencias y demandas del ambiente externo, el cual le sirve como fuente de energía, material e información.

f. Homeostasis o “Estado de equilibrio”. En tanto sistema abierto, la organización necesita conciliar dos procesos opuestos e imprescindibles para su supervivencia:

- Homeostasis. Tendencia del sistema a permanecer estático o en equilibrio, manteniendo su statu quo interno.

- Adaptabilidad. Cambio en la organización del sistema, en su interacción o en los estándares necesarios para lograr un nuevo y diferente estado de equilibrio con el ambiente externo, pero alterando su statu quo interno. La homeostasis garantiza la rutina del sistema, mientras que la adaptabilidad lleva a la ruptura, al cambio y la innovación. Rutina y ruptura, permanencia e innovación, estabilidad y cambio son los procesos que la organización debe llevar a cabo para garantizar su viabilidad.

g. Frontera o límite. Es la línea que demarca lo que está dentro y lo fue está fuera del sistema. No siempre la frontera de un sistema existe físicamente. Los sistemas sociales tienen fronteras que se superponen. Es el caso de un individuo que es miembro de dos organizaciones al mismo tiempo: el sistema A y el sistema B.

Según Perrow las organizaciones son “Entidades estables, duraderas, con límites bien precisos y características bien marcadas que las distinguen de todo lo demás de su alrededor”. Las organizaciones tienen una planta física, una dirección y unos individuos que forman parte de ellas y trabajan allí diariamente durante cierto tiempo y después regresan a casa. La organización existe en los fines de semana y los días festivos, aunque no esté presente la fuerza de trabajo.

h. Morfogénesis. El sistema organizacional, a diferencia de los sistemas mecánicos y aún de los sistemas biológicos, tiene capacidad para modificar sus formas estructurales básicas, propiedad morfo génica de las organizaciones que, según Buckley, es su principal característica identificadora.

i. Sistema abierto. El sistema abierto mantiene un intercambio de transacciones con el ambiente y conserva constantemente el mismo estado (autorregulación), a pesar de que las materias y la energía que lo integran se renuevan de modo continuo. El organismo humano, por ejemplo, no puede considerarse una simple aglomeración de elementos separados, sino un sistema definido que posee integridad y organización.

La categoría más importante de los sistemas abiertos son los sistemas vivos. Muchos autores establecen analogías entre la empresa y los organismos vivos, destacando que la empresa aumenta en tamaño por el crecimiento de las partes, recibe elementos y los procesa en productos y servicios. En este proceso hay una entrada y una salida, y un proceso intermedio necesario para la vida.

Actividad Administrativa Organizacional

El proceso administrativo es de gran importancia para cualquier organización, pues del mismo depende que se planee, organice, dirija y controle las tareas o actividades de cada una de las personas que componen dicha organización, este proceso cumple con una secuencia de funciones administrativas importantes, tales como: la planeación, la organización, dirección y control; las cuales permiten que se desarrollen y sufran cambios en una empresa.

La función organización, puede ser definida como unidad social o como función administrativa para el proceso administrativo, la organización utiliza la definición de función administrativa, la cual según chiavenato (2002). (Ver mapa), es la encargada de relacionar la estructura e integración de todos los recursos organizacionales, es decir: personas, materiales, capital, etc. Esta función se vale del diseño organizacional, el cual se caracteriza por buscar la manera más adecuada de estructurarla, de dividirla, coordinarla y asignarle cada una de las actividades entre los diferentes departamentos. Está influenciado por factores como: (ver mapa), la jerarquía administrativa que busca ejecutar sus tareas y deberes de manera eficiente (cuando se consigue los recursos a costo mínimo) y eficaz (cuando facilita a las personas a conseguir los objetivos). Otro de los factores son la amplitud de control y el grado de centralización o descentralización en la toma de dediciones donde se utiliza la racionalidad para elegir los medios apropiados con la finalidad de lograr los objetivos (Chiavenato, 2002). Donde se realiza el proceso de Dowsizing que significa descentralizar el proceso de decidir hacia los niveles más bajos de la organización y reduciendo los niveles de manera rápida.

Otra de las herramientas que utiliza el diseño organizacional es el diseño departamental (ver mapa). Que se clasifica en: funcional, divisional, matricial, de equipo y redes. La departamentalización funcional es la que está basada según chiavenato (2001) en funciones donde se realizan actividades parecidas para agruparlas y de acuerdo a ellas se crearan los departamentos, tales como: finanzas, producción, recursos humanos, etc., y de esta manera ayuda a la organización a determinar una división de trabajo lógico. La departamentalización divisional está basada en los resultados organizacionales, es decir, en los productos y servicios que generan la organización; otra importante y muy utilizada en los últimos tiempos es la matricial (chiavenato, 2001) por que combina la funcional y divisional en forma simultánea y aprovecha todos los beneficios de cada una de ellas, para de esta forma mejorar la integración y coordinación de las diferente actividades en la organización.

Cuando se habla de diseño organizacional, toma de decisiones, departamentalización, jerarquía administrativa, hay que mencionar otra función administrativa importante como lo es la dirección, la cual se encarga de ejecutar todas las operaciones, tareas o actividades surgidas dentro de la función de organización, por medio de grupos de personas que están dentro de una organización. Es decir, la dirección, es la que permite establecer la manera en que se dirigirá u orientará al personal que pertenece a la empresa, tratando que el mismo dé lo mejor de sí mismo; está relacionada con la autoridad y toma de decisiones.

Existen diferentes niveles de dirección (ver mapa), según Chiavenato (2001) que se diferencian unos de otro dependiendo del personal al que se tiene que dirigir, orientar e influenciar, el primero de ellos es dirección que se ubica en el nivel institucional y en el se establecen los diferentes sistema de administración que están basados en las teorías X y Y, según Mc Gregor, y en los supuestos que establecen administradores del comportamiento humano; estos son: consultivo, participativo, benevolente y coercitivo, cada uno de ellos con sus características específicas.

Seguidamente está el nivel de gerencia, ubicado en el nivel intermedio, es donde se debe aplicar las diferentes herramientas o medios para dirigir a los supervisores que están en el nivel operacional, donde se realizan las actividades operacionales como realización de los productos , proceso de distribución, etc., Allí se trabajara con los niveles bajos de la organización, en el nivel de gerencia es fundamental para el gerente conocer a fondo la naturaleza humana con el fin de establecer la manera en que puede tratar al personal bajo su cargo.

Uno de los medios que utiliza los gerentes para relacionarse con sus subalternos es la motivación (ver mapa), según Villegas (1988), es un proceso donde se aplica diferentes incentivos positivos y negativos a una persona, o grupos de personas con la finalidad de que actúen de una manera determinada.

La motivación ha sido explicada por diferentes teorías. (Stoner, 1996) como: (ver mapa) la de dos factores, equidad, necesidades, expectativas y metas, que han permitido establecer la forma en que el ser humano se comporta cuando es incentivado, cuando las necesidades son tomadas en cuenta, estas necesidades están jerarquizadas, según Maslow, en primarias o físicas ( fisiológicas, seguridad) y secundarias ( sociales, de estimación y autorrealización); pero existe también otra teoría denominada la de dos factores motivación, donde Herzberg explica que la satisfacción e insatisfacción laborales se daban por dos factores: los higiénicos (sueldos y salarios, condiciones laborales y la política de la empresa) y los factores motivantes ( realización , reconocimiento responsabilidad y ascenso) y donde sugieren la importancia de que los gerentes entiendan las diferencias que existen entre una persona y otra cuando crea sus posiciones para la motivación.

La teoría de las expectativas realizada por Nadler y Lawler explica que la conducta de las personas dentro de las organizaciones es el resultado de combinar los factores ambientales y personales pues tienen diferentes necesidades, ideas y metas , es decir, la conducta de las personas esta basada en las diferentes expectativas para obtener el resultado deseado, posee los siguientes componentes: desempeña resultados (consecuencias de su conducta), valencia( poder para motivar de una persona a otra) y esfuerzo- desempeño ( elección del grado de desempeño).

Con cada una de las teorías de la motivación se logra concluir la importancia de que el director, gerente o supervisor debe conocer a profundidad el comportamiento humano y éste, se puede explicar mediante el ciclo motivaciónal (ver mapa) donde las necesidades van condicionando la forma como el individuo se comporta o actúa hasta llegar a una decisión, dicho ciclo pasa por diferentes etapas: equilibrio interno, estimulo o incentivo, necesidad, tensión ,comportamiento y satisfacción; todas estas etapas son observadas por el gerente para determinar en qué situación se encuentra el individuo y que expectativas espera, para de esta manera influir sobre el mismo. Por ello es necesario que el director, gerente y supervisor tenga como característica fundamental el liderazgo, es decir, ser un líder dentro de un grupo de trabajo.

El liderazgo es la manera cómo influye y dirige el gerente las actividades de la empresa y al personal que está a su cargo (Stoner, 1996); existe una relación entre motivación porqué el gerente debe observar de qué manera puede influir sobre el grupo, y solo lo puede hacer si conoce las necesidades individuales y grupales de su personal.

Existen diversos tipos y estilos de liderazgo (ver mapa) según Chiavenato (2001) tales como: Autoridad, liberal, democrático, centrado en las tareas y centrado en las personas; dependiendo de las características de cada uno de ellos, el grupo de personas bajo su cargo tendrá la facilidad de realizar las tareas.

Cada uno de los procesos como la motivación y el liderazgo usado por la función de dirección necesitan de otro proceso fundamental, la comunicación, el cual es usado en cada una de las funciones administrativas; planeación, organización y control.

La comunicación juega un papel fundamental en la dirección porqué dependiendo de ella, se podrán intercambiar opiniones, pensamientos, informaciones, emociones, ideas, que faciliten en gran medida el logro de los objetivos establecidos por la empresa; es fundamental para aplicar la motivación y el liderazgo, pues debe existir un intercambio de información, la cual debe cumplir, según Villegas (1996) con unos principios (ver mapa) tales como: claridad, atención, integridad, uso estratégico de las organizaciones informales; y realizar un proceso fundamental donde interviene los siguientes elementos: fuente, transmisor, canal, receptor, destino que permite a la comunicación darse sin ningún tropiezo.

En cada organización la comunicación se puede clasificar según Chiavenato (2001). De dos formas: Formal e Informal y su importancia radica en que por medio de ella, los gerentes informan sobre los planes e indagan con su personal la mejor manera de ejecutarlos, es decir, hay un intercambio de información constante que le permite conocer mejor a su personal.

Es primordial para toda empresa u organización saber aplicar la motivación a su personal, identificar como puede hacer que este trabaje para hallar una mejor calidad en sus productos, y es en este instante que utiliza la función administrativa denominada control, la cual garantiza que la planeación se ejecute bien y los objetivos establecidos se alcancen de manera correcta, en el momento adecuado.

El control es la encargada, según Chiavenato (2002), de observar y evaluar cada una de las actividades realizadas y los resultados logrados para asegurar que las demás funciones administrativa: planeación, organización y dirección tengan el éxito esperado. Esta clasificación está regida según su actuación en los tres niveles organizacionales (ver mapa): Institucional (control estratégico), intermedio (táctico) y operacional (operacional).

El control estratégico posee las siguientes características: es orientado a largo plazo, abarca a toda la empresa y las decisiones son tomadas en el nivel institucional; en cuanto al control táctico se realiza a mediano plazo, es usado en cada departamento y por último el control operacional, el cual es a corto plazo y se aplica en cada tarea u operación. Ahora bien, en cada uno de los niveles el control cumple un proceso que tiene las siguientes etapas (ver mapa) (Robins, 2005): medir el desempeño real, la acción gerencial o las decisiones para corregir las normas inadecuadas.

Para realizar la primera etapa: medir; el gerente se basa en las siguientes fuentes: observación personal, informes estadísticos, verbales o escritos que combinados dan información confiable del desempeño de cada una de las actividades realizadas dentro de la organización. En la segunda etapa: comparar; informará cómo está el desempeño realizado con las normas con las normas para determinar el rango de variación aceptable, es decir, saber si se está conforme, se acepta o no el desempeño real, y el último paso o etapa: Gerenciar; en la que el gerente toma la decisión de: No hacer nada, corregir el desempeño actual o revisar las normas existentes para cambiarlas.

Es importante señalar que sin la recolección y distribución de información es imposible para el gerente aplicar el proceso anteriormente mencionado. Igualmente se debe mencionar que hay diferentes tipos de control, según el momento en el cual se aplica (ver mapa), Robins (2005) lo clasifico en: control preventivo, concurrente y de retroalimentación.

El control preventivo es el que se realizar antes de iniciar la actividad a ejecutar y permite prevenir los problemas antes que se den; el concurrente se da durante la ejecución de la actividad y el gerente puede realizar cualquier corrección antes de que se produzcan más costos, y el ultimo, de retroalimentación, el cual ocurre cuando la actividad ya se ha realizado y tiene como desventaja que el daño ya está hecho y como ventaja están: le da al gerente información importante sobre la planificación realizada por él, indicando que si la norma no varía, el gerente realizó una buena planificación y si fue muy grande su variación debe realizar nuevos planes y hacerlos más efectivos. Otra ventaja es que ayuda al gerente para que reforcé la motivación sobre los empleados y permite dar a conocer como realizaran las actividades cada uno de ellos.

Así mismo, se utilizan diferentes sistemas de control de acuerdo a cada organización (ver mapa): sistema de control de mercado, el cual utiliza información sobre la competencia de precio y la participación en el mercado para de esta manera realizar las normas que se usaran en el control (Robins, 2005). Otro sistema es el clan, el cual está basado en el comportamiento de los empleados, los cuales se van a regular por los valores, tradiciones, normas, etc., de la organización; igualmente está el sistema de control burocrático, el cual se concentra en la autoridad de la organización y depende de las descripciones de puestos bien determinadas, de las normas, reglamentos, etc.

Para que estos sistemas sean eficaz en el control, deben cumplir con las siguientes características: Flexibilidad, es decir, se debe adaptar a las situaciones que se presenten; claridad y objetividad, no se puede ser parcial y debe ser preciso; debe evitar informes complicados, apoyar los planes estratégicos y utilizar la comunicación; ya que el control depende de la adquisición, transmisión y procesamiento de la información.

Al finalizar este análisis de las funciones administrativas: organización, dirección y control del proceso administrativo, se puede determinar que están estrechamente relacionadas cada una de ella, ya que la organización con el uso del diseño organizacional busca dividir el trabajo y la asignación de recursos para que la empresa u organización pueda trabajar de manera integrada (organización), le muestra a las personas pertenecientes a la misma lo que puede o no pueden hacer en la ejecución de las operaciones o actividades (dirección); busca integrar y dar coherencia a todas las partes que componen la organización, establece la toma de decisiones para encontrar la relación con los objetivos globales y específicos de la organización (control).