Actividad Administrativa Organizacional

El proceso administrativo es de gran importancia para cualquier organización, pues del mismo depende que se planee, organice, dirija y controle las tareas o actividades de cada una de las personas que componen dicha organización, este proceso cumple con una secuencia de funciones administrativas importantes, tales como: la planeación, la organización, dirección y control; las cuales permiten que se desarrollen y sufran cambios en una empresa.

La función organización, puede ser definida como unidad social o como función administrativa para el proceso administrativo, la organización utiliza la definición de función administrativa, la cual según chiavenato (2002). (Ver mapa), es la encargada de relacionar la estructura e integración de todos los recursos organizacionales, es decir: personas, materiales, capital, etc. Esta función se vale del diseño organizacional, el cual se caracteriza por buscar la manera más adecuada de estructurarla, de dividirla, coordinarla y asignarle cada una de las actividades entre los diferentes departamentos. Está influenciado por factores como: (ver mapa), la jerarquía administrativa que busca ejecutar sus tareas y deberes de manera eficiente (cuando se consigue los recursos a costo mínimo) y eficaz (cuando facilita a las personas a conseguir los objetivos). Otro de los factores son la amplitud de control y el grado de centralización o descentralización en la toma de dediciones donde se utiliza la racionalidad para elegir los medios apropiados con la finalidad de lograr los objetivos (Chiavenato, 2002). Donde se realiza el proceso de Dowsizing que significa descentralizar el proceso de decidir hacia los niveles más bajos de la organización y reduciendo los niveles de manera rápida.

Otra de las herramientas que utiliza el diseño organizacional es el diseño departamental (ver mapa). Que se clasifica en: funcional, divisional, matricial, de equipo y redes. La departamentalización funcional es la que está basada según chiavenato (2001) en funciones donde se realizan actividades parecidas para agruparlas y de acuerdo a ellas se crearan los departamentos, tales como: finanzas, producción, recursos humanos, etc., y de esta manera ayuda a la organización a determinar una división de trabajo lógico. La departamentalización divisional está basada en los resultados organizacionales, es decir, en los productos y servicios que generan la organización; otra importante y muy utilizada en los últimos tiempos es la matricial (chiavenato, 2001) por que combina la funcional y divisional en forma simultánea y aprovecha todos los beneficios de cada una de ellas, para de esta forma mejorar la integración y coordinación de las diferente actividades en la organización.

Cuando se habla de diseño organizacional, toma de decisiones, departamentalización, jerarquía administrativa, hay que mencionar otra función administrativa importante como lo es la dirección, la cual se encarga de ejecutar todas las operaciones, tareas o actividades surgidas dentro de la función de organización, por medio de grupos de personas que están dentro de una organización. Es decir, la dirección, es la que permite establecer la manera en que se dirigirá u orientará al personal que pertenece a la empresa, tratando que el mismo dé lo mejor de sí mismo; está relacionada con la autoridad y toma de decisiones.

Existen diferentes niveles de dirección (ver mapa), según Chiavenato (2001) que se diferencian unos de otro dependiendo del personal al que se tiene que dirigir, orientar e influenciar, el primero de ellos es dirección que se ubica en el nivel institucional y en el se establecen los diferentes sistema de administración que están basados en las teorías X y Y, según Mc Gregor, y en los supuestos que establecen administradores del comportamiento humano; estos son: consultivo, participativo, benevolente y coercitivo, cada uno de ellos con sus características específicas.

Seguidamente está el nivel de gerencia, ubicado en el nivel intermedio, es donde se debe aplicar las diferentes herramientas o medios para dirigir a los supervisores que están en el nivel operacional, donde se realizan las actividades operacionales como realización de los productos , proceso de distribución, etc., Allí se trabajara con los niveles bajos de la organización, en el nivel de gerencia es fundamental para el gerente conocer a fondo la naturaleza humana con el fin de establecer la manera en que puede tratar al personal bajo su cargo.

Uno de los medios que utiliza los gerentes para relacionarse con sus subalternos es la motivación (ver mapa), según Villegas (1988), es un proceso donde se aplica diferentes incentivos positivos y negativos a una persona, o grupos de personas con la finalidad de que actúen de una manera determinada.

La motivación ha sido explicada por diferentes teorías. (Stoner, 1996) como: (ver mapa) la de dos factores, equidad, necesidades, expectativas y metas, que han permitido establecer la forma en que el ser humano se comporta cuando es incentivado, cuando las necesidades son tomadas en cuenta, estas necesidades están jerarquizadas, según Maslow, en primarias o físicas ( fisiológicas, seguridad) y secundarias ( sociales, de estimación y autorrealización); pero existe también otra teoría denominada la de dos factores motivación, donde Herzberg explica que la satisfacción e insatisfacción laborales se daban por dos factores: los higiénicos (sueldos y salarios, condiciones laborales y la política de la empresa) y los factores motivantes ( realización , reconocimiento responsabilidad y ascenso) y donde sugieren la importancia de que los gerentes entiendan las diferencias que existen entre una persona y otra cuando crea sus posiciones para la motivación.

La teoría de las expectativas realizada por Nadler y Lawler explica que la conducta de las personas dentro de las organizaciones es el resultado de combinar los factores ambientales y personales pues tienen diferentes necesidades, ideas y metas , es decir, la conducta de las personas esta basada en las diferentes expectativas para obtener el resultado deseado, posee los siguientes componentes: desempeña resultados (consecuencias de su conducta), valencia( poder para motivar de una persona a otra) y esfuerzo- desempeño ( elección del grado de desempeño).

Con cada una de las teorías de la motivación se logra concluir la importancia de que el director, gerente o supervisor debe conocer a profundidad el comportamiento humano y éste, se puede explicar mediante el ciclo motivaciónal (ver mapa) donde las necesidades van condicionando la forma como el individuo se comporta o actúa hasta llegar a una decisión, dicho ciclo pasa por diferentes etapas: equilibrio interno, estimulo o incentivo, necesidad, tensión ,comportamiento y satisfacción; todas estas etapas son observadas por el gerente para determinar en qué situación se encuentra el individuo y que expectativas espera, para de esta manera influir sobre el mismo. Por ello es necesario que el director, gerente y supervisor tenga como característica fundamental el liderazgo, es decir, ser un líder dentro de un grupo de trabajo.

El liderazgo es la manera cómo influye y dirige el gerente las actividades de la empresa y al personal que está a su cargo (Stoner, 1996); existe una relación entre motivación porqué el gerente debe observar de qué manera puede influir sobre el grupo, y solo lo puede hacer si conoce las necesidades individuales y grupales de su personal.

Existen diversos tipos y estilos de liderazgo (ver mapa) según Chiavenato (2001) tales como: Autoridad, liberal, democrático, centrado en las tareas y centrado en las personas; dependiendo de las características de cada uno de ellos, el grupo de personas bajo su cargo tendrá la facilidad de realizar las tareas.

Cada uno de los procesos como la motivación y el liderazgo usado por la función de dirección necesitan de otro proceso fundamental, la comunicación, el cual es usado en cada una de las funciones administrativas; planeación, organización y control.

La comunicación juega un papel fundamental en la dirección porqué dependiendo de ella, se podrán intercambiar opiniones, pensamientos, informaciones, emociones, ideas, que faciliten en gran medida el logro de los objetivos establecidos por la empresa; es fundamental para aplicar la motivación y el liderazgo, pues debe existir un intercambio de información, la cual debe cumplir, según Villegas (1996) con unos principios (ver mapa) tales como: claridad, atención, integridad, uso estratégico de las organizaciones informales; y realizar un proceso fundamental donde interviene los siguientes elementos: fuente, transmisor, canal, receptor, destino que permite a la comunicación darse sin ningún tropiezo.

En cada organización la comunicación se puede clasificar según Chiavenato (2001). De dos formas: Formal e Informal y su importancia radica en que por medio de ella, los gerentes informan sobre los planes e indagan con su personal la mejor manera de ejecutarlos, es decir, hay un intercambio de información constante que le permite conocer mejor a su personal.

Es primordial para toda empresa u organización saber aplicar la motivación a su personal, identificar como puede hacer que este trabaje para hallar una mejor calidad en sus productos, y es en este instante que utiliza la función administrativa denominada control, la cual garantiza que la planeación se ejecute bien y los objetivos establecidos se alcancen de manera correcta, en el momento adecuado.

El control es la encargada, según Chiavenato (2002), de observar y evaluar cada una de las actividades realizadas y los resultados logrados para asegurar que las demás funciones administrativa: planeación, organización y dirección tengan el éxito esperado. Esta clasificación está regida según su actuación en los tres niveles organizacionales (ver mapa): Institucional (control estratégico), intermedio (táctico) y operacional (operacional).

El control estratégico posee las siguientes características: es orientado a largo plazo, abarca a toda la empresa y las decisiones son tomadas en el nivel institucional; en cuanto al control táctico se realiza a mediano plazo, es usado en cada departamento y por último el control operacional, el cual es a corto plazo y se aplica en cada tarea u operación. Ahora bien, en cada uno de los niveles el control cumple un proceso que tiene las siguientes etapas (ver mapa) (Robins, 2005): medir el desempeño real, la acción gerencial o las decisiones para corregir las normas inadecuadas.

Para realizar la primera etapa: medir; el gerente se basa en las siguientes fuentes: observación personal, informes estadísticos, verbales o escritos que combinados dan información confiable del desempeño de cada una de las actividades realizadas dentro de la organización. En la segunda etapa: comparar; informará cómo está el desempeño realizado con las normas con las normas para determinar el rango de variación aceptable, es decir, saber si se está conforme, se acepta o no el desempeño real, y el último paso o etapa: Gerenciar; en la que el gerente toma la decisión de: No hacer nada, corregir el desempeño actual o revisar las normas existentes para cambiarlas.

Es importante señalar que sin la recolección y distribución de información es imposible para el gerente aplicar el proceso anteriormente mencionado. Igualmente se debe mencionar que hay diferentes tipos de control, según el momento en el cual se aplica (ver mapa), Robins (2005) lo clasifico en: control preventivo, concurrente y de retroalimentación.

El control preventivo es el que se realizar antes de iniciar la actividad a ejecutar y permite prevenir los problemas antes que se den; el concurrente se da durante la ejecución de la actividad y el gerente puede realizar cualquier corrección antes de que se produzcan más costos, y el ultimo, de retroalimentación, el cual ocurre cuando la actividad ya se ha realizado y tiene como desventaja que el daño ya está hecho y como ventaja están: le da al gerente información importante sobre la planificación realizada por él, indicando que si la norma no varía, el gerente realizó una buena planificación y si fue muy grande su variación debe realizar nuevos planes y hacerlos más efectivos. Otra ventaja es que ayuda al gerente para que reforcé la motivación sobre los empleados y permite dar a conocer como realizaran las actividades cada uno de ellos.

Así mismo, se utilizan diferentes sistemas de control de acuerdo a cada organización (ver mapa): sistema de control de mercado, el cual utiliza información sobre la competencia de precio y la participación en el mercado para de esta manera realizar las normas que se usaran en el control (Robins, 2005). Otro sistema es el clan, el cual está basado en el comportamiento de los empleados, los cuales se van a regular por los valores, tradiciones, normas, etc., de la organización; igualmente está el sistema de control burocrático, el cual se concentra en la autoridad de la organización y depende de las descripciones de puestos bien determinadas, de las normas, reglamentos, etc.

Para que estos sistemas sean eficaz en el control, deben cumplir con las siguientes características: Flexibilidad, es decir, se debe adaptar a las situaciones que se presenten; claridad y objetividad, no se puede ser parcial y debe ser preciso; debe evitar informes complicados, apoyar los planes estratégicos y utilizar la comunicación; ya que el control depende de la adquisición, transmisión y procesamiento de la información.

Al finalizar este análisis de las funciones administrativas: organización, dirección y control del proceso administrativo, se puede determinar que están estrechamente relacionadas cada una de ella, ya que la organización con el uso del diseño organizacional busca dividir el trabajo y la asignación de recursos para que la empresa u organización pueda trabajar de manera integrada (organización), le muestra a las personas pertenecientes a la misma lo que puede o no pueden hacer en la ejecución de las operaciones o actividades (dirección); busca integrar y dar coherencia a todas las partes que componen la organización, establece la toma de decisiones para encontrar la relación con los objetivos globales y específicos de la organización (control).